最近、友人が小さなカフェをオープンして、「うちもそろそろPOSレジを導入しようかな」と相談されることが増えてきた。豪華な設備は必要ないけれど、スマホ決済や売上分析機能が充実していると助かるという話を聞いて、いろいろ調べてみたんだ。この記事では、実際に僕が調べた中で気になったポイントを、ブログのノリで紹介してみようと思う。なお、詳しい製品比較や機能詳細は、 レジナビ をぜひチェックしてみてほしい。
カフェとPOSレジの相性を見る
カフェや小さな飲食店でよく耳にするのが「売上管理」「在庫管理」「顧客管理」など、レジを通して細かくデータを集めたいというニーズだ。昔ながらのレジだと単純にお会計するだけで終わってしまうけど、POSレジならタッチパネルで商品を選ぶだけで自動的に売上データが記録され、後から売れ筋メニューを確認できる。僕の友人のカフェでも、ドリップコーヒーの売上が多い曜日や時間帯を把握したいということで、クラウドPOSレジを導入することにしたそうだ。POSレジには「売上分析機能」や「顧客管理機能」「在庫管理機能」が標準搭載されているものが多く、それぞれをうまく活用すると、仕入れのタイミングを逃さずコスト削減につながるし、リピーター向けのクーポン発行など販促にも役立つ。
初期費用を抑えたい場合、スマホやタブレットにアプリをインストールして使える「モバイルPOSレジ」や「セルフレジ」タイプを検討するのもアリだ。タッチパネル一体型の端末を設置するより、導入がシンプルで、オンラインでアカウント登録すればすぐに利用できる点が魅力だ。最近では「クラウドPOS」や「レジアプリ連携」に対応したサービスが増えて、決済端末だけでなくECサイトや予約システムと連動できるものもある。実際、僕も飲食店向けWebサイトを構築する案件で、ショッピングカート機能をPOSレジと連携させたことがあるけれど、オンライン予約やテイクアウト注文と連動して売上データが一括で管理できると、運用の手間がかなり減るんだ。
クラウドPOSレジでできること
クラウドPOSレジの大きな特徴は、インターネット経由で情報が常に同期される点だ。たとえば、午前中にカフェで商品が売れると、その売上データはリアルタイムでクラウドにアップロードされる。帰宅後に自宅のパソコンからダッシュボードにアクセスすれば、店頭の状況をすぐに把握できる。具体的には、「売上分析」「在庫アラート」「顧客ごとの購入履歴」などをいつでも確認できるので、発注忘れを防いだり、常連客への販促メールを自動で配信したりといった施策がスムーズに行える。こうした機能のおかげで、カフェ運営中に他の作業に集中しやすくなるし、人手不足の小規模店舗でも効率的に売上アップを目指せるのがうれしいポイントだ。
さらに、多くのクラウドPOSレジには「複数店舗管理機能」が備わっていて、同じアカウントで全国の支店やフランチャイズ店の売上を一括でモニタリングできるものもある。もし将来的に新規店舗を出す予定があれば、最初から同じプラットフォームを使えるようにしておくと移行がラクだ。もちろん、最初は小さなカフェ1店舗でも、スタッフが増えたりメニュー数が増加したタイミングでサーバー移行の手間を減らせるのは大きなメリット。同時に、POSレジの多くは「タッチパネル対応」「ハンディーターミナル対応」「バーコードリーダー対応」といったオプションが用意されているので、料理をホール担当が注文を取るときに、その場で端末に入力できる。繁忙期でも会計をスムーズに回せると、お客様の待ち時間が短くなって満足度も上がる。
実際に僕が使ったクラウドPOSレジでは、導入後すぐに面倒な手作業から解放された。以前は紙の伝票に手書きして、夜に手入力で売上集計をしていたけれど、売上データの打ち間違いも減って、効率が格段に上がったよ。こういう経験をすると、「やっぱり最初から導入しておけばよかったな」と心底思う。
導入時のポイントをチェック
では、実際にPOSレジを選ぶときにどんな点を押さえておけばいいのか。僕が個人的に気をつけたポイントをいくつか挙げてみると、まずは「月額料金と初期費用のバランス」。POSレジには、端末を購入するタイプとレンタルするタイプがある。端末を購入すれば長期的には費用を削減できるけれど、初期費用がかさむ場合もある。逆にレンタルタイプなら初期投資は低く抑えられるものの、月額利用料が高めに設定されているケースがあるので、長い目で見てランニングコストを比較する必要がある。
次に重視したいのは「連携できる決済手段の幅」だ。クレジットカードはもちろん、電子マネーやQRコード決済にも対応していると、お客様の支払い手段を幅広くカバーできる。特に最近は「LINE Pay」「PayPay」「d払い」などスマホ決済が台頭しているから、対応している決済端末が固定されていないかチェックしたほうがいい。さらに、キャッシュレス端末の導入を検討している場合は、別途申し込みが必要な決済代行サービスがあるケースもあるので、プランを選ぶときにこのあたりの費用を見落とさないように注意したい。
そして、僕自身がとてもありがたいと思った機能が「在庫管理との自動連携」。カフェの場合、豆の在庫やお菓子の仕入れ数を管理する必要がある。POSレジに仕入れ情報を登録しておくと、売上を入力するたびに在庫数が自動で減算されるから、在庫切れを防ぎやすい。発注タイミングを通知してくれるサービスも多いので、日々の発注業務の効率化にもつながる。試しに僕の友人のカフェでは、在庫数が一定数以下になったら自動でメール通知するよう設定していて、仕入れ忘れがほとんどなくなったって喜んでいたよ。
最後に見落としがちなのは「サポート体制と操作感」。導入時に操作方法がわからず困ってしまうと、本来の業務に集中できない。とはいえ店頭が忙しいときに操作マニュアルを読み込んでいる暇はないから、直感的に使える画面設計かどうか、管理画面を触ってみて確かめるのがおすすめだ。また、問い合わせ窓口がメールだけでなく電話対応やチャットサポートにも対応していると安心感がある。実際、僕が相談されたときに紹介したクラウドPOSレジは、24時間チャットサポートがあって、深夜のトラブル発生時でもすぐに解決策を教えてもらえたという話を聞いた。
いかがだっただろうか。僕も普段はWebデザインの仕事に集中しているけれど、飲食店の経営に関わるときにはPOSレジの存在がものすごく重要だと痛感する。もしこれからカフェや小売店を始めようと思っているなら、ぜひ レジナビ で最新情報をチェックしてみてほしい。導入費用や機能、メーカー比較などがまとめられているから、自分の店舗にぴったりのPOSレジがきっと見つかるはずだ。